Seit Anfang 2018 dürfen Finanzbeamte in Betriebe gehen und Einblick in die Kasse einfordern. Besonders gerne tut der Fiskus dieses, wenn viel Bargeldverkehr vorliegt – zum Beispiel in der Gastronomie. Die Kontrolleure kommen ohne Ankündigung, und deswegen ist es wichtig, auf den Überraschungsbesuch vorbereitet zu sein.
„Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können (Kassen-Nachschau)“, lautet der Bandwurmsatz des Paragraphen 146b der Abgabenordnung in schönstem Amtsdeutsch.
Das heißt im Klartext: Während Betriebsprüfungen zuvor angekündigt werden mussten und den Betrieben Zeit blieb, etwaige Unregelmäßigkeiten aus dem Wege zu schaffen, klopft der Fiskus jetzt ohne vorheriges Anmelden an der Tür – „zur Kasse, bitte!” Sie dürfen, nachdem sie sich ausgewiesen haben, Einblicke in die Kasse, in das Kassenbuch, in sämtliche kassenrelevanten Aufzeichnungen nehmen. Und das auch, wenn der Chef gerade nicht da ist, jederzeit (während der Öffnungszeiten). Mehr noch: Sollten dabei Unstimmigkeiten auftreten, zum Beispiel Zweifel aufkommen, dass die Einnahmen nicht ordnungsgemäß verbucht und dokumentiert wurden, kann der Prüfer die Kasse „verwerfen“ und direkt zu einer Betriebsprüfung übergehen. Sollte das Finanzamt dann zu dem Ergebnis kommen, dass Einnahmen und Ausgaben (z.B. für Waren) in einem Missverhältnis stehen, können so genannte Zuschätzungen erfolgen – in der Regel bis zu zehn Prozent der dokumentierten Einnahmen. Schlimmstenfalls drohen sogar Geldbußen.
Es muss nicht so weit kommen: Wer ehrlich wirtschaftet, muss dieses „nur“ gut dokumentieren. Das gute alte analoge Kassenheft, in das täglich die Kassenstände sowie Entnahmen eingetragen werden, ist dafür nach wie vor eine optimale Lösung – digitale Alternativen wie Excel-Dateien könnten theoretisch im Nachhinein verändert werden. Soll es digital sein, dann empfehlen sich Tools mit Zeitstempel, sodass der Finanzbeamte nachhalten kann, wann die Eintragung vorgenommen wurde. Ein modernes, elektronisches Kassensystem hat gegenüber der offenen Kasse einige Vorteile – viele Kennzahlen lassen sich hiermit automatisch vornehmen, und statt des aufwändigen Zusammenrechnens des Zählprotokolls nach Betriebsende (oder am nächsten Morgen, bevor wieder geöffnet wird) wird hier per Tastendruck das Ergebnis ausgeworfen.
Übrigens: Nicht nur die täglichen Kassenabschlussbelege (Z-Bons), auch die Gebrauchsanleitungen für die Kassensysteme müssen aufbewahrt und vorgezeigt werden können. Ebenso müssen individuelle Programmierungen (beispielsweise das Einrichten einer Rabatt-Taste für Mitarbeiterpreise) für die Beamten nachvollziehbar sein. Deswegen: Nichts wegwerfen. Und zusätzlich sollten sich Gastronomen mit ihrem Steuerberater zu diesem Thema abstimmen.
Und letztlich gilt: Wer sorgsam Buch führt, hat wenig zu befürchten. Im Gegenteil: Mit einer soliden Dokumentation lassen sich auch Werte ermitteln, die der hauseigenen Finanzplanung zugeführt werden können.