Personalplanung in der Gastronomie stellt eine besondere Herausforderung dar. Der Bedarf an Mitarbeitern kann jeden Tag anders aussehen. Wie viel Personal dein Gastronomiebetrieb braucht, hängt von soviel mehr als der Anzahl der Tische ab. In diesem Artikel erfährst du, worauf du achten musst, wenn du einen Dienstplan erstellen möchtest.
Bedarf ermitteln: Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
Die Auslastung in deinem Gastronomiebetrieb ist nicht immer gleich hoch. Dementsprechend muss auch das Personal eingeplant werden. Bei der Entscheidung, wie viele Mitarbeiter gebraucht werden, greifst du vor allem auf deine Erfahrungswerte zurück. Deshalb ist es wichtig, die vergangene Personaleinsatzplanung zu reflektieren: Wann wurden zu viele Mitarbeiter eingeplant, wann zu wenig? Berücksichtige dabei die Anzahl der Gäste, den jeweiligen Wochentag, anstehende Feiertage und auch das Wetter. Allein aus den Erfahrungen lässt sich meist ein grobes Muster erkennen.
Dienstplan erstellen – diese Faktoren musst du berücksichtigen
Anhand von Reservierungen kannst du ableiten, wie viele Gäste du an einem Tag mindestens begrüßen kannst. Auch wenn sich die ersten sommerlichen Temperaturen ankündigen, kannst du davon ausgehen, dass deine Terrasse gut gefüllt sein wird. Dementsprechend kannst du ungefähr einschätzen, wie viel Personal benötigt wird.
Erstellst du einen Dienstplan musst du aber auch interne Faktoren berücksichtigen:
- Wie viele Stunden muss welcher Mitarbeiter leisten?
- Gibt es spezielle Wünsche der Mitarbeiter?
- Wer eignet sich für die Tagschicht und wer für die Nachtschicht?
- Müssen Krankheitsfälle, Termine oder Geburtstage beachtet werden?
Personaleinsatz in Relation zum Umsatz
Personaleinsatz ist einer der größten Kostenpunkte in der Gastronomie. Nur wer gut plant, hat mehr vom Umsatz. Zu viel Personal verursacht hohe Kosten. Sind zu wenig Mitarbeiter im Einsatz, ist schlechter und verzögerter Service keine Seltenheit und kann für unzufriedene Gäste sorgen. Um das zu vermeiden, musst du den Personaleinsatz in eine effektive Relation zum Umsatz bringen.
Hast du deinen Gastronomiebetrieb erst neu eröffnet, plane am Anfang lieber etwas mehr Personal ein, auch wenn das höhere Kosten verursacht. Schließlich möchtest du vor deinen ersten Gästen gut dastehen und dir erst einen Namen machen. Vermeide deshalb gerade zu Beginn ein überfordertes Personal und lange Wartezeiten.
Auf das richtige Team kommt es an
Hast du feste Mitarbeiter, auf die du dich verlassen kannst? Das ist gut. Denn genau diese Mitarbeiter bilden das Grundgerüst für die Personalplanung. Deinem Stammteam kannst du idealerweise immer dieselben Schichten zuteilen. Lücken im Dienstplan aufgrund von Urlaub und krankheitsbedingten Ausfällen kannst du mit Teilzeitbeschäftigten und Mini-Jobbern füllen. Diese können das Team zu Stoß- und Saisonzeiten außerdem entlasten. Allgemein solltest du darauf achten, regelmäßig neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Denn in der Gastronomie gibt es bei Mini-Jobbern eine hohe Fluktuation. Damit beugst du einem Personalmangel vor.
Flexibilität ist bei der Personalplanung in der Gastronomie sehr wichtig. Deshalb ist es auch eine gute Idee, einige Mitarbeiter zu Springern auszubilden. Das sind Allround-Mitarbeiter, die in jedem Bereich eingelernt sind. So können Service-Mitarbeiter auch mal in der Küche oder am Tresen aushelfen.
Auch Bereitschaftsdienst kann eine Lösung dafür sein, Engpässe zu vermeiden. Dafür vereinbarst du mit einer gewünschten Anzahl an Mitarbeitern, dass sie zu einer vereinbarten Zeit auf Abruf bereit sind.
Tools für die Personalplanung
Personalplanung in der Gastronomie ist aufwendig. Besondere Faktoren und die äußeren Umstände erfordern ein hohes Maß an Flexibilität. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du den Überblick behältst. Vielleicht gelingt dir das bereits mit Stift und Zettel oder eine Excel-Tabelle.
Vor allem Online-Tools können dir jedoch viel Zeit ersparen.
Mit ihnen kannst du nicht nur den Personaleinsatz planen, sondern auch Auswertungen vornehmen.
