Am 01. Januar 2020 ist es soweit – das neue Kassengesetz tritt in Kraft. Verabschiedet wurde das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ schon 2016. Einige Änderungen und Vorschriften (beispielsweise die Ermächtigung des Finanzamtes zu unangemeldeten Kassennachschauen oder Anforderungen an eine Finanzamt-konforme Kasse) wurden bereits 2017 und 2018 wirksam. Aber viele bedeutsame Veränderungen kommen erst zum immer näher rückendem neuen Jahr.
Welche Auswirkungen gibt es auf die Kassensysteme?
Digitale Kassensysteme können viel Geld und Zeit sparen. Das Risiko von Manipulationen, was bei ihnen aber teilweise besteht, macht es für das Finanzamt schwerer, Steuerhinterziehungen erkennen zu können. Der Gesetzgeber hat aus diesem Grund neue Regelungen eingeführt. Diese besagen, dass sämtliche digitale Kassensysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben müssen. Die Registrierkasse schickt alle Daten unmittelbar an diese Sicherheitseinrichtung. Diese besteht aus drei Bestandteilen: Das Sicherheitsmodul sichert die erfassten Daten so, dass diese nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Diese Daten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vom Speichermedium im Aufzeichnungssystem gespeichert. Und dafür, dass alle Daten der Kasse reibungslos an das Finanzamt übertragen werden können, sorgt die digitale Schnittstelle.
Die Kassenmeldepflicht
Der Eintritt der neuen Verordnung verpflichtet dich als Gastronom dazu, deine Kassensysteme innerhalb eines Monats dem zuständigen Finanzamt zu melden. Unter anderem musst du die Anzahl der Kassen und das Kaufdatum angeben. Wenn du Kassensysteme geleast hast, gibst du hier den Beginn des Vertrages an. Weiterhin müssen die Seriennummern übermittelt werden. Außerdem ist es wichtig, auch die Außerbetriebnahme zu melden! Dazu zählt auch der Verlust der Kasse durch Diebstahl oder defekte Geräte.
Belegausgabepflicht
Ab dem 01. Januar 2020 bist du als Gastronom dazu verpflichtet, zu jedem Geschäftsfall einen Beleg zur Verfügung zu stellen. Dies stellt eine weitere Maßnahme dar, nachträgliche Stornos zu verhindern. Der Kunde ist allerdings nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen. Falls es dir nicht möglich ist, diese Regelung im täglichen Betrieb umzusetzen oder falls diese neue Regelung für dich unzumutbar sein könnte, solltest du dich am besten an das Finanzamt wenden. Es gibt nämlich in Einzelfällen die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen.
Ausnahmeregelungen und Fristen
Bis zum 01. Januar 2020 sollten die Änderungen grundsätzlich durchgeführt sein. Allerdings räumt der Gesetzgeber dir in einer Nichtbeanstandungsregelung vom 06.11.2019 für das Ausrüsten mit einem TSE und für die Kassenmeldepflicht eine Deadline bis spätestens Ende September 2020 ein. So lange können deine Kassen ohne TSE auskommen und du musst keine rechtlichen Konsequenzen befürchten. Melden solltest du deine Kasse, sobald diese über die TSE verfügt. Am besten hältst du dich hierüber stetig auf dem Laufenden. Beachte bitte zudem, dass die Belegausgabepflicht in jedem Fall Anfang Januar in Kraft tritt, da sie von der Fristverlängerung unberührt bleibt! Eine Ausnahme gibt es noch: Wenn deine Kasse nach dem 25. November 2010 und vor dem 01. Januar 2020 erworben wurde und es nicht möglich ist, deine Kasse entsprechend der Richtlinien anzupassen und technisch neu auszurüsten, dann darfst du sie noch bis Ende 2022 nutzen. Hole dir hier am besten eine schriftliche Bestätigung deines Kassenherstellers ein, damit du dem Finanzamt etwas Schriftliches vorlegen kannst.