Meistens wird sie als eher unangenehme Pflicht gesehen und wirklich gerne macht sie kaum jemand, denn meistens bedeutet „Inventur“ auch, dass außerhalb der normalen Arbeitszeiten Arbeit anfällt. In jedem Fall bildet sie eine zusätzliche Aufgabe zum gewöhnlichen Tagesgeschäft. Grund genug, sie möglichst erfolgreich durchzuführen. Tipps dazu und wie du die Motivation möglicherweise doch erhöhen kannst, findest du in diesem Beitrag.
Mache einen Plan
Wenn deine Inventur keinem Plan folgt, kann sie chaotisch werden. Eine schnelle und strukturierte Bestandsaufnahme erfolgt durch eine genaue Aufgabenverteilung, die klar vorsieht, wer für welchen Bereich zuständig ist. Ebenfalls kann ein klarer Zeitplan dabei hilfreich sein. So hat jeder Angestellte die Möglichkeit einzuschätzen, wie viel und was er an dem Tag zu tun hat. Du kannst einen Plan natürlich auch als Checkliste verwenden und so immer abhaken, was bereits erledigt und was noch zu tun ist. So entdeckst du schnell, wenn ein Bereich vergessen wurde oder jemand noch Unterstützung braucht.
Stelle ausreichend Arbeitsmaterial zur Verfügung
Je nach Durchführung der Inventur sollte das geeignete Material vorhanden sein. Ebenso wichtig wie ein Taschenrechner oder auch eine Waage sind Formulare zum Eintragen der Ware. Stelle weiterhin sicher, dass allen klar ist, wie die Formulare ausgefüllt werden sollen. Eine ausführliche Einweisung im Voraus ist während der Inventur zeitsparend und somit lohnenswert. Mit der Einweisung kann man aber vor allem Probleme vermeiden, die zwangsläufig entstehen, wenn sich erst im späteren Verlauf herausstellt, dass die Formulare inkorrekt ausgefüllt worden sind.
Kommunikation ist alles
Ohne Kommunikation geht nichts – wie so oft gilt dies auch bei einer Inventur. Deswegen sollte der Plan in Ruhe besprochen werden, bevor die Inventur beginnt. Hierbei sollte auch die Zählweise (z.B. von oben nach unten und von rechts nach links) festgesetzt werden. Das erleichtert Kontrollen und die Zusammenarbeit. Oft wirkt eine kleine Skizze hier beim Erklären Wunder und veranschaulicht das Schema nochmals.
Kommunikation ist während der Inventur ebenfalls von Bedeutung, jedoch heißt das nicht, dass alle reden sollen. Ganz im Gegenteil, denn das kann beim Zählen unterbrechen und nur unnötig stören. Allerdings sollte es einen Ansprechpartner (je nach Größe der Inventur mehrere) geben, an den sich jeder, der Fragen hat, wenden kann. Sinnvoll ist es daher, einen Organisator einzusetzen, der für Fragen zur Verfügung steht und den Überblick behält. Dafür eignet sich am besten jemand, der schon Erfahrungen mit Inventuren in dem jeweiligen Betrieb hat.
Was ist mit der Warenannahme?
Versuche zu umgehen, dass die Warenannahme während der Inventur stattfindet. Natürlich kann es gerade in der Gastronomie passieren, dass Ware täglich geliefert wird. Diese kann aber zunächst im Wareneingang bleiben und sollte erst ins System aufgenommen werden, wenn die Inventur abgeschlossen ist. Andernfalls kommt es schnell zu Unklarheiten und Fehlern.
Kontrolle durch Stichproben
Ob die Waren richtig erfasst werden, sollte vom Leiter der Inventur stichprobenartig überprüft werden. So können mögliche Fehler früh gefunden und rechtzeitig korrigiert werden. Allerdings dienen die Stichproben nicht zur Bloßstellung der Mitarbeiter. Gerade in diesem Bereich ist daher Fingerspitzengefühl gefragt, insbesondere, wenn Fehler auftreten. Wenn alles gut läuft, kannst du deinen Angestellten ein Lob aussprechen, um sie zu motivieren.