Die Weihnachtsfeier ist jedes Jahr ein Highlight im Unternehmen. Sie bietet die Chance, das Team zu würdigen und den Zusammenhalt zu stärken. Außerdem lässt sich das Jahr festlich ausklingen. Eine reibungslose Feier erfordert jedoch sorgfältige Planung. Mit diesen 10 Tipps für die Organisation und das Catering wird das Event ein Erfolg!
1) Frühzeitige Planung
Gerade in der Vorweihnachtszeit sind viele Veranstaltungsorte oder Caterer schnell ausgebucht. Deshalb lohnt es sich, früh mit den Planungen zu beginnen, am besten mindestens sechs Monate im Voraus – bei besonders großen Feiern idealerweise noch früher. So haben Sie Planungssicherheit und erhalten teilweise sogar günstigere Konditionen.
2) Budget festlegen
Ein gut durchdachtes Budget ist das A und O für die Planung. Location, Catering, Getränke, Unterhaltung und Dekoration: Wie viel möchten Sie für die verschiedenen Aspekte der Weihnachtsfeier ausgeben? Mit einem festen Budget behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben für das Fest. Tipp: Geben Sie sich im Budget einen kleinen Puffer! Damit bleiben Sie auch bei unvorhergesehenen Kosten entspannt.
3) Location suchen
Die Wahl der Location ist entscheidend für die Stimmung Ihrer Weihnachtsfeier! Besonders beliebte Locations können aber schon fast ein Jahr im Voraus ausgebucht sein. Früh buchen zahlt sich aus: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst! Wichtig ist, dass der Veranstaltungsort Platz für alle Gäste bietet und gut erreichbar ist. Je nach Stil, Thema und Budget Ihrer Feier können Sie ein elegantes Restaurant, eine Eventhalle oder sogar eine Outdoor-Location wählen.
4) Das richtige Menü
Menschen sind unterschiedlich – das gilt auch für die Gäste Ihrer Weihnachtsfeier! Mit einer Auswahl an Speisen für verschiedene Ernährungsformen machen Sie auch Gäste glücklich, die sich vegetarisch, vegan oder glutenfrei ernähren. Unterschiedliche Catering-Optionen passen zu verschiedenen Feier-Stilen. Planen Sie ein formelles Event? Dann ist ein gesetztes Dinner optimal. Für eine entspannte Feier können bietet sich ein offenes Buffet an.
5) Variierte Getränkeauswahl
Wein, Sekt, Bier und mehr – eine abwechslungsreiche Getränkeauswahl wissen Ihre Teilnehmenden zu schätzen. Manche Gäste möchten aber möglicherweise keinen Alkohol. Die Lösung: Mocktails! Mit den alkoholfreien Cocktails ist es jedem Gast möglich, mit einem besonderen Getränk anzustoßen.
6) Geschenke oder Goodies
Eine kleine Aufmerksamkeit für die Teilnehmer hinterlässt einen bleibenden Eindruck und zeigt Ihren Mitarbeitenden Ihre Wertschätzung. Zumal die Weihnachtszeit ja ohnehin als „Zeit des Gebens“ bekannt ist! Ob personalisierte Firmengeschenke, Goodie-Bags oder Gutscheine – Geschenke kommen immer gut an. Mit Geschenken, die zu Ihrem Betrieb und Ihrer Art der Weihnachtsfeier passen, machen Sie Ihre Gäste glücklich!
7) Dekoration schafft Feststimmung
Festliche Dekoration gehört zur Weihnachtsfeier einfach dazu! Kerzen, Lichterketten oder ein Weihnachtsbaum sorgen für eine gemütliche, festliche Atmosphäre. Mit passend ausgewählter Dekoration können Sie auch ein Thema für Ihre Feier setzen. Tipp: Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Beleuchtung. Warmes, einladendes Licht passt perfekt zur festlichen Zeit.
8) Entertainment organisieren
Gerade auf größeren Weihnachtsfeiern lockert ein abwechslungsreiches Programm die Stimmung auf und sorgt für gute Laune. Eine Live-Band kann musikalische Unterhaltung bieten, während ein Team-Quiz oder Team-Spiele zu Interaktion unter Ihren Mitarbeitenden anregen. Oder Sie organisieren eine kleine Spenden-Tombola, um die soziale Seite Ihres Betriebs hervorzuheben. Es gibt viele Möglichkeiten, den Abend spaßig zu gestalten!
9) Zeitplan erstellen
Begrüßung, Essen, Reden, Unterhaltungsblöcke – für einen reibungslosen Ablauf lohnt sich es sich, einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen! So vermeiden Sie Verzögerungen oder Leerlauf und Ihre Gäste wissen, was Sie den Abend über erwartet.
10) Gästelisten und Einladungen
Wie viele Personen kommen zu Ihrer Weihnachtsfeier? Je früher Sie das abschätzen können, desto besser! Mit frühzeitig verschickten Einladungen können sich Ihre Mitarbeitenden den Termin im Kalender freihalten. Und Sie können Ihre Gästeliste besser planen! Tipp: Berücksichtigen Sie auch Begleitpersonen, falls diese mitgebracht werden dürfen.
Machen Sie Ihre Weihnachtsfeier zum Erfolg!
Eine Weihnachtsfeier zu planen ist komplex. Doch wenn Sie frühzeitig beginnen und sich genügend Zeit geben, alle Aspekte aufeinander abzustimmen, werden Sie dem Tag der Feier entspannt entgegenblicken. Dann können auch Sie einen schönen, festlichen Abend zusammen mit Ihrem Team genießen. Feiern Sie gemeinsam einen gelungenen Abschluss des Jahres!