Vielen Gastronomen ist sie ein alljährlicher Dorn im Auge – die Inventur. Insbesondere Unternehmen, die gesetzlich nicht zur Inventur verpflichtet sind, führen diese häufig auch nicht durch. Wieso es sich aber gerade für dich lohnen kann, deine Lagerbestände zu prüfen, möchten wir dir im heutigen Blogbeitrag näherbringen.
Inventur für Groß und Klein – deshalb profitierst auch du davon!
Längst nicht jeder Gastronom ist zur Inventur verpflichtet. Und gerade, weil laut Handelsgesetzbuch lediglich bilanzpflichtige Unternehmen oder Einzelkaufleute mit einem gewissen Umsatz und Jahresüberschuss die Inventur durchführen müssen, sehen die kleineren Betriebe oftmals nicht die Notwendigkeit, sich dieser doch meist als lästig empfundenen Aufgabe zu widmen. Aber – insbesondere mit Blick auf die Kostensenkung kann die Inventur ein sehr sinnvolles Werkzeug sein.
Fehlen dir Waren, die du vermeintlich im Bestand hast, fehlt dir natürlich auch der entsprechende Umsatz. Eine regelmäßige Inventur kann dabei helfen, die Wareneinsatzquote bedeutend zu senken.
Mit Hilfe der Inventur ermittelst du zwei relevante Daten: den Lagerbestand zu Beginn eines festgelegten Zeitraums und den Bestand am Ende. Anschließend ist es wichtig, diese Zahlen angemessen zu interpretieren. So erkennst du beispielsweise frühzeitig Fehlinvestitionen und kannst eine Lebensmittelverschwendung verhindern. Zudem stellst du Schank- und Schnittverluste fest.
Weiterhin solltest du, auch wenn dieser Punkt kein schöner ist, stets in Betracht ziehen, dass auch deine Angestellten mittels Diebstahl ein Grund für unerklärliche Unregelmäßigkeiten sein können, was durch eine Inventur aufgedeckt werden könnte.
Damit es schnell geht, aber gründlich bleibt: unsere Tipps für eine gelungene Inventur
Zunächst einmal ist es wichtig, deine Mitarbeiter vor Beginn der Inventur ausreichend zu instruieren. Unnötige Fehler, die aus Unwissenheit entstehen, können somit gleich vermieden werden.
Wir unterscheiden bei der Inventur zwischen den Bereichen der körperlichen Inventur, sprich dem Zählen, Wiegen und Messen der Ware und der Buchhaltung. Bei der Buchhaltung geht es primär um finanzielle Angelegenheiten wie Wertpapiere, Guthaben, Schulden o.Ä.
Für die körperliche Inventur haben wir dir unsere Top Tipps zusammengefasst:
- Lege einen Termin für die Inventur fest. Kommuniziere ggf., wenn eine Ladenschließung erforderlich wird.
- Teile deine Mitarbeiter sinnvoll ein. Bilde Teams und wähle einen Verantwortlichen zur Leitung und als primären Ansprechpartner.
- Es sollten sich immer zwei Mitarbeiter zusammentun, von denen einer zählt, misst oder wiegt und der andere dies mit einem Kugelschreiber notiert.
- Beim Zählen gilt: es wird von rechts nach links und von oben nach unten gezählt.
- Beim Wiegen und Messen wird auf- bzw. abgerundet.
- Damit nichts doppelt gezählt wird, muss die bereits gezählte Ware gekennzeichnet werden. Unterteilt die Räume am besten in Zonen, um dies zu vereinfachen.
- Liste verdorbene Waren extra.
Mache dir die Technik zu Nutze
Als Gastronom ist es sinnvoll, sich mit dem Thema Inventur bereits in der Gründungsphase auseinanderzusetzen. Denn gerade heute kann man die Digitalisierung für sich nutzen, um die Inventur mehr zu vereinfachen und sie zu automatisieren. Die Investition in digitale Tools sollten also idealerweise direkt zu Beginn mit eingeplant werden, um langfristig durch deren Funktionalität eine Kostensenkung erwirken zu können.
In jedem Fall lohnt es sich, Informationen über die möglichen Mittel einzuholen, um mit den kleinen technischen Helferlein Zeit und Arbeit einsparen und vor allem noch präzisere Ergebnisse einfahren zu können.
